Congressi

La divisione CONGRESSI nasce dall’esigenza di soddisfare le svariate richieste dei clienti , sia  in ambito medico-scientifico che nel settore delle convention aziendali.

Progettare e realizzare oggi un evento di successo, sia esso un congresso medico-scientifico che  una convention aziendale o un lancio di prodotto, significa per noi saper creare un giusto mix di fattori conciliando la parte organizzativa con le varie esigenze strategiche, di comunicazione, di marketing e di budgeting.

Siamo ben consci delle esigenze dei nostri clienti e che un evento costruito su misura è l’unico modo per lasciare un ricordo tangibile nella memoria di tutti i partecipanti e per soddisfare le esigenze ed aspettative, in termini di costi e benefici, dei committenti.

In Progetka il cliente viene seguito ed affiancato da un consulente dedicato per un’efficiente ed ottimale gestione delle risorse, supportato dall’uso delle migliori tecnologie informatiche studiate ad hoc per la gestione congressi.

I CONSULENTI Progetka sono sempre reperibili anche al di fuori degli orari di ufficio e sono  sempre presenti, in prima persona, in sede di pianificazione, organizzazione e svolgimento di  evento.

Calendario congressi

ottobre: 2018
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La pianificazione strategica degli eventi e  la loro  realizzazione si sviluppano attraverso 3 fasi fondamentali:

  • ANALISI E CONTENUTI
    Definizione con il cliente dell’obiettivo principale dell’evento, target coinvolti, location, costi e preventivo di spesa.
  • PIANIFICAZIONE E COMUNICAZIONE
    Selezione delle possibili alternative in relazione a obiettivi aziendali, budget e timing del cliente.
    Scelta ed elaborazione della miglior strategia d’azione e comunicazione.
  • LOGISTICA E ORGANIZZAZIONE
    Realizzazione e gestione operativa di ogni momento attraverso selezionate attività logistico – organizzative (scelta delle strutture ricettive ed alberghiere, trasferimenti, attività di segreteria e coordinamento, attività d’intrattenimento e spettacolo), strumenti grafici e mezzi tecnici (studio grafico, audiovisivi, supporti tecnologici, allestimenti e scenografie), staff dedicato e qualificato (accoglienza ed assistenza attraverso personale competente, eventuale presenza di testimonial)
  • Predisposizione logistica,  selezione location e sedi congressuali con visite di sopralluogo
  • Ricerca e gestione sponsor
  • Gestione pratiche ministeriali, richieste e procedure di accreditamento ECM
  • Coordinamento di tutte le attività di segreteria scientifica
  • Studio ed elaborazione della linea grafica del congresso
  • Attivazione di siti internet dedicati
  • Gestione delle iscrizioni dei partecipanti attraverso registrazioni on-line
  • Emissione biglietteria aerea e ferroviaria, gestione servizi transfer, banqueting e catering
  • Organizzazione di programmi sociali dedicati agli accompagnatori
  • Supporti informatici in sede congressuale (rilevamento elettronico presenze in sala per l’assegnazione crediti formativi ECM)

Attività pre-evento

  • Coordinamento programma scientifico/contatti con responsabile scientifico e relatori
  • Richiesta CV europeo e documenti Responsabile Scientifico
  • Inserimento nel piano Formativo Provider
  • Eventuale inserimento pre-richiesta AIFA per case farmaceutiche sponsor
  • Inoltro numero pre-richiesta AIFA e file unico programma + CV relatori alle aziende
  • Compilazione evento residenziale per inserimento online sito Ministero
  • Richiesta conferma partecipazione, autocertificazione e curriculum relatori
  • Stesura programma scientifico definitivo e cv relatori
  • Raccolta contratti provider/sponsor
  • Inserimento evento sul sito del Ministero con trasmissione di tutta la documentazione richiesta
  • Raccolta domande ECM dai relatori/responsabile scientifico e preparazione dossier ECM da distribuire in sede congressuale
  • Pagamento bollettino contributo Ministeriale
  • Inserimento pagamento sul sito del Ministero
  • Aggiornamento sito Ministero del programma e dei dati entro il 10° giorno dall’evento
  • Configurazione, studio della grafica ed elaborazione dati per badges elettronici per controllo presenze
  • Inserimento iscritti per badges

Attività durante l’evento

  • Controllo presenze elettronico oppurecontrollo presenze cartaceo
  • Distribuzione e ritiro questionari
  • Raccolta firme di presenza in caso di controllo cartaceo

Attività post-evento

  • Elaborazione dati presenze e risposte dei partecipanti
  • Controllo e verifica questionari ECM
  • Rapporto online sul sito Ministero
  • Elaborazione grafica e stampa degli attestati ECM
  • Invio attestato crediti ECM ai partecipanti
  • Inserimento rendiconto qualità sul sito del Provider